Sistem Informasi Manajemen Part 1

Sistem Informasi Manajemen

Oleh : Bayu Pramutoko,SE,MM

PENDAHULUAN

Diskripsi Singkat:

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini dirancang untuk memberi pengetahuan mendasar kepada mahasiswa tentang philosopy dan skills yang diperlukan bagi pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi yang berbasis Komputer (computer – based information sistem). Titik berat pembahasan akan ditekankan pada kecocokan sistem informasi pada kegiatan organisasi.

Topik-topik yang      akan dibahas dalam mata kuliah ini antara lain mencakup penguasaan konsep dasar basis data (data base), sistem pendukung keputusan (decision support sistem) dan expert systems.

TujuanMata Kuliah :

Mata kuliah SIM ini adalah untuk memberikan pemahaman kepada mahasiswa tentang bagaimana memanfaatkan sistem informasi sebagai alat bantu dalam proses pengambilan keputusan manajemen.

BAB 1

PENGANTAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sebuah masyarakat yang maju dan berkembang, pada dasarnya tidak akan terlepas dari apa yang dinamakan ilmu pengetahuan dan teknologi yang dimilikinya. Masyarakat modern yang berkembang pada era millenium dua ini merupakan masyarakat yang menikmati fasilitas dari sebuah perkembangan teknologi canggih. Dunia seakan menjadi sempit dengan teknologi, tidak ada yang mampu disembunyikan pada era modern sekarang ini. Mautidak mau, setuju tidak setuju kemajuan tekhnologi telah memasuki urat nadi kehidupan manusia.

Maka saat ini kita lebih mengenal sebagai sebuah era masyarakat informasi dan tentunya ada masa dimana masyarakat belum mengenal informasi. Dari hampir semua lini kehidupan manusia dewasa ini telah menggunakan kecanggihan tekhnologi informasi, baik pada tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antar organisasi dan antar negara. Salah satu produk pekembangan tersebut ialah tumbuhnya disiplin ilmiah baru yang kini dikenal dengan istilah informatika. Walaupun terbilang masih baru, namun perkembangannya telah sangat dibutuhkan hampir semua orang, salah satu kontribusi substansial dan bahkan telah membuka kesadaran pada perbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu Resource (sumber daya) organisasi yang strategis.

Tentunya dalam perkembangannya ada suatu proses dalam masyarakat hingga mencapai sebuah tahapan sebuah sistem informasi yang sedemikian canggih seperti sekarang ini. Dibawah ini akan dijelaskan tahapan dan perbandingan perkembangan teknologi informasi di masyarakat :

Masyarakat Pra – Informational

è adalah masyarakat yang mengolah informasi secara “ traditional “ dalam arti tidak menggunakan sarana yang bermuatan tekhnologi tinggi atau bisa dikatakan “manual sistem “

Masyarakat Informational

è adalah masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi atau bisa dikatakan “ Computerisasi sistem “.

Arti Penting Perlunyasebuah Sistem Informasi

1.Meningkatnya Kebutuhan masyarakat (konsumen) Tiap hari, terhadap kebutuhan Pokok dan kebutuhan pelengkap lainnya.

2.Tingkat kecerdasan (kemampuan berfikir) masyarakat meningkat searah dengan berkembangnya kualitas pendidikan di masyarakat

3.Kualitas hidup semakin meningkat dan penuh tantangan.

4.Pekerjaan tidak hanya satu (monoton) tetapi semakin banyak dan luas wilayahnya.

5.Kecenderungan Manusia Modern mencari alternatif untuk cadangan masa depan.

6.Orientasi hidup semakin jelas dan pemahaman managerial semakin tinggi.

7.Persaingan hidup semakin ketat dan membutuhkan banyak energi.

8.Kualitas pekerjaan (hasil karya) berubah interprestasinya dan dituntut setiap hasil pekerjaan untuk bisa cepat , cerdas, akurat dan segera bisa dimanfaatkan.

9.Persaingan dunia Usaha makin keras dengan adanya pasar bebas dunia.

Contoh : Sebuah Perusahaan rokok. Saat pertama didirikan manajer hanya mengelola semua sistem perusahaan dengan cara manual. Namun setelah berkembang dan memerlukan perluasan usaha maka yang dikelola manajer tidak hanya bagian produksi saja, tetapi bagian: personalia,material, marketing, keuangan dll. Yang membutuhkan penanganan yang maksimal dan itu tidak bisa dilakukan dengan hanya mengandalkan satu orang tetapi karyawan yang banyak dari semua cabang yang ada di seluruh dunia. Maka pentingnya sebuah pengelolaan informasi pada perusahaan rokok tersebut mutlak diperlukan.

Menurut McLeod, 1995 ( seorang pakar management ) : Seorang manajer mengelola lima jenis sumber daya utama yaitu :

1.Manusia

2.Material

3.Mesin (fasilitas dan energi)

4.Uang (capital)

5.Informasi ( data )

è Maka selain mengelola sumber daya fisik, manajer juga mengelola sumber daya informasi.

èSeorang manajer memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.

èKemudian seorang manajer memastikan bahwa orang yang berkompeten dalam organisasilah yang menerima informasi tersebut dan memanfaatkannya.

è Setelah informasi tersebut tidak lagi bermanfaat, manajer membuang atau menyimpan (sebagai arsip) informasi tersebut dan menggantinya dengan yang baru.

¯Sehingga seluruh aktivitas tersebut mulai dari :

è Memperoleh informasi è menggunakannya seefektif mungkin è dan membuangnya/menyimpan pada saat yang tepat disebut œ

MANAJEMEN INFORMASI œ

¯ Dampak Perubahan Dunia Global

Beberapa tahun yang lalu sedikit sekali organisasi yang memiliki kepedulian terhadap informasi termasuk bagaimana memperolehnya, mengelola dan mendistribusikan kedalam seluruh organisasi. Namun karena adanya perubahan lingkungan bisnis, maka organisasi bisnis tidak bisa mengabaikan sistem informasi, terdapat kekuatan yang menjadi pendorong perubahan tersebut :

1.Perubahan ekonomi secara Global ( the emergence and strengthening of the global economy) sehingga terjadi :

a.Manajemen dan pengendalian pada berbagai tempat dibanyak negara.

b.Tingkat persaingan di pasar dunia

c.Unit-unit usaha yang berada di lintas negara

d.Sistem pengiriman produk antar negara.

2.Perubahan ekonomi industrial è elemen penting yang sangat berpengaruh terhadap perubahan ekonomi adalah :

a.Pengetahuan dan informasi yang didasarkan atas nilai ekonomi.

b.Produktivitas

c.Produk dan jasa-jasa baru

d.Kepemimpinan

e.Persaingan berdasarkan waktu

f.Siklus hidup produk yang lebih pendek

g.Basis pengetahuan karyawan yang terbatas.

3. Perubahan Lingkungan Bisnis juga berpengaruh pada cara mengorganisir dan mengelola Perusahaan, sehingga dengan Teknologi informasi cara menciptakan nilai (hasil produksi barang dan jasa) juga berubah.

œPadaPerusahaan Tradisional umumnya :

1.Hirarki (jabatan yang berurutan)

2.Sentralistis

3.Pengelolaan struktur yang ditandai dengan prosedur operasi standart.

è Perubahanya pada Perusahaan :

a.struktur organisasi yang mendatar

b.Desentralisasi

c.Fleksibilitas

d.Kebebasan lokasi

e.Biaya transaksi dan koordinasi yang rendah

f.Pemberdayaan

g.Kerjasama team.

ýSISTEM INFORMASI

:Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan, dan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.

: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.

: Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir dan ditata menjadi bentuk yang bisa difahami dan digunakan.

Terdapat tiga Aktivitas pada Sistem Infromasi :

1.Input è adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem ekonomi.

2.Processing è adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.

3.Output è adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan.

PERSPEKTIF BISNIS DALAM SISTEM INFORMASI :

Sistem Informasi terdapat dalam ruang lingkup :

1.ORGANISASIè Terdapat tiga elemen kunci yaitu : Orang, Struktur dan prosedur,politik dan kultur.

a.Orang Ø orang yang ahli pada bidangnya dipekerjakan dan dilatih untuk berbagai fungsi : termasuk penjualan dan pemasaran, manufaktur, keuangan, akuntansi, dan sumberdaya manusia.

b.Struktur dan prosedur Ø Struktur mengacu pada pembagian tugas menurut keahlian orang di setiap bagiannya. Suatu organisasi mengkoordinasi kerja melalui hierarki yang tersruktur, formal, dan prosedur operasional yang standart.

c.Politik dan kultur Ø Tingkatan dan keahlian yang berbeda dalam organisasi menimbulkan kepentingan dan sudut pandang yang berbeda pula. Hal ini seing menimbulkan konflik. Konflik juga merupakan dasar bagi politik organisasi. Sistem informasi muncul dengan berbagai perspektif, konflik, kompromi dan persetujuan yang semuanya ini merupakan sifat-sifat dari organisasi.

2.MANAJEMEN è manajemen menyelesaikan masalah-masalah bisnis dalam lingkungan bisnis, mereka membuat strategi organisasi untuk merespon, dan mereka mengalokasikan sumberdaya manusia dan keuangan untuk mencapai strategi dan mengkoordinasikan pekerjaan. Mereka juga harus melatih kepemimpinan yang bertanggung jawab.

3.TEKNOLOGI è teknologi informasi adalahsatu alat bagi manajer untuk menyesuaikan diri dengan lingkangan usahannya. Teknologi yang dimaksud misalnya perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu aktivitas : input, processing dan output dalam suatu sistem informasi.

ýSISTEM INFORMASIDALAM ORGANISASI

Keterangan Gambar :

1.Sistem Informasi pada Tingkat Operasional yakni sistem informasi yang memonitor aktivitas mendasar dan transaksi dari organisasi. Misal Kegiatan penjualan,penerimaan kas penjualan. Tabungan, gaji keputusan kredit, dan aliran bahan baku suatu pabrik.

2.Sistem Informasi pada Tingkat Pengetahuan yakni sistem informasi yang mendukung pekerja pengetahuan dan data dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah membantu organisasi mengontrol aliran kertas kerja.

3.Sistem Informasi pada Tingkat Manjemen yakni sistem informasi yang mendukung monitoring, pengawasan, pembuatan keputusan, dan aktivitas administratif manajer.

4.Sistem Informasi pada Tingkat Strategis yakni sistem informasi yang mendukung kegiatan perencanaan jangka panjang dari manajemen puncak. Perhatian utama dari sistem ini adalah menyesuaikan perubahan pada lingkungan eksternal.

Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi :

1.Tahun 1980-an telah terjadi revolusi pengolahan data, otomatisasi kantor, telekomunikasi, dan aplikasi lainnya dalam teknologi informasi yang digunakan dan berpengaruh langsung pada kinerja perusahaan besar maupun kecil.

2.Tahun 1990-an banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi hampir pada setiap peningkatan kinerja perusahaan dalam pengawasan manajerialnya. Contoh : Mesin scanning untuk harga produk pada pasar swalayan/supermarket, ATM (outomatic teller machine/ anjung tunai mandiri) sebuah mesin transaksi pengambilan uang tunai perbankan langsung secara langsung.

3.Selanjutnya pada tahun-tahun berikutnya perkembangan ide mendesain sebuah sistem informasi kian meningkat pesat seperti pada stasiun radio, stasiun televisi dan surat kabar. Juga pada media telekomunikasi hand phone dengan fasilitas yang kian canggih dengan permance menarik dan kecil, tetapi bisa mengakses internet dan hubungan telebanking sistem.

4.Kesempatan penerapan sistem informasi telah membawa penggunaan teknologi yang lebih besar daripada sebelumnya. Karena dihadapkan pada permintaan jasa yang berkembang, kebanyakan departemen sistem informasi telah melakukan perubahan dramastis dengan dukungan teknologi. Perubahan-perubahan tersebut diantaranya :

a.Penurunan waktu pengembangan produk dan biaya pemanufacturan, tehnik yang biasa digunakan MAP (manufacturing automatic protocol) dan CIM (Computer intgrated manufacturing

b.Jasa perbankan cross-selling

c.Perbaikan sistem perdagangan eceran

d.Peningkatan akses informasi pelanggan

e.Memungkinkan pencatatan otomatis

f.Mengintegrasikan semua fungsi nilai tambah

g.Kontribusi terhadap persaingan secara keseluruhan.

BAB 2

KOMPONEN DAN STRUKTUR

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

* Batch Procesing (Proses Pengelompokan)

FPada tahap awal perkembangan komputer , semua pemrosesan komputer berdasarkan batch-nya (Kelompoknya). Tehnisnya organisasi mengumpulkan tumpukan traksaksi lalu diolah pada suatu waktu, kemudian dicatat kedalam media computer yang dapat dibaca, seperti pita magnetik. Selanjutnya secara fisik dibawa kepusat Komputer dan seluruh persedian diperbaharui melalui pemrosesan dimana tumpukan data harian ditambah master file persediaan komputer. Baru setelah itu menghasilkan laporan.

* On – line sistem

FDengan maksud menghindari kelambatan waktu dalam pemrosesan sistem Batch, dengan sistem on-line setiap transaksi dimasukkan langsung ke Komputer ketika terjadi transaksi.

Bidang Aplikasi Pendukung Manajemen :

1.Transaction Procesing System► Sistem pemrosesan transaction, sistem ini memprose ribuan transaksi yang terjadi di organisasi setiap hari : penjualan, pembayaran, penerimaan, mengiriman dan penerimaan barang, sewa beli dll

2.Decision Support System (DSS)► adalah sistem yang berbasis komputer, biasanya bersifat interaktif, dirancang untuk membantu manajer atau membuat keputusan yang lain. DSS memasukkan baik data atau model untukmembantu pembuat keputusan dalam mengatasi masalah, khususnya masalah yang tidak terstruktur.

3.Group Decision Support System (GSS) ► sistem dirangcang untuk mendukung suatu kelompok tidak hanya individu sistem ini disebut GSS (Group Decision Support System) atau Electronik Meeting System (EMS) yang bertujuan untuk memberi keuntungan kekuatan bagi kelompok organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang dibuat sendiri.

4.Geographic Information System (GIS) ► adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan data tempat (spatial data). GIS menghubungkan data ke peta yang ada dalam komputer sehingga karakteristik tempat dari data bisa dihimpun dengan mudah. GIS seringkali berfungsi sebagai DSS untuk menjalankan tugas penyeleksian tempat restauran fas food dan penetapan rute pengiriman barang.

5.Exccutive Information System (EIS) ► Konsep kunci dari sistem ini adalah mampu mengirim informasi terbaru tentang keadaan bisnis langsung pada eksekutif puncak. EIS didesain untuk digunakan secara langsung oleh manajer puncak tanpa bantuan perantara. EIS menggunakan tampilan grafik, komunikasi, dan metode penyimpanan data untuk memudahkan para eksekutif dalam mengakses secara on-line informasi terbaru tentang keadaan organisasi yang dipimpinnya.

Bidang Aplikasi Pendukung Fungsional :

1.Office Automation► Otomasi kantor melibatkan seperangkatfungsi yang saling berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengopian, penyimpanan dokumen, voice mail, desktop publishing.

2.Factory Automation ►melibatkan seperangkat mesin-mesing yang terkontrol secara numerik (numericsal controlled machines) yang menggunakan program komputer untuk mengawasi jalannya mesin-mesin canggih.

3.Computer Integrated Manufacturing (CIM) ► sistem yang menghubungkan MRP dan mesin yang dikontrol dengan angka (numerik) memungkinkan tidak hanya membuat jadwa,tapi mengawasi berbagai mesin yang sedang bekerja.

Bidang Aplikasi Berbasis Teknologi :

1.Aftificial Intelligence (AI) ► Ide AI sendiri berdasarkan pemikiran bahwa bagaimana membuat komputer melakukan pekerjaan lebih baik dari yang dilakukan manusia. Sistem AI ini meliputi bahasa Natural, robot, sistem penglihatan dan pendengaran, sistem pakar, dan jaringan neural .

a.Bahasa Naturalð ditujukan untuk menghasilkan sistem yang mampu menerjemahkan instruksi manusia ke dalam suatu bahasa yang memungkinkan komputer memahami dan melaksanakannya.

b.sistem penglihatan dan pendengaran ð melibatkan pembuatan mesin yang memiliki kemampuan melihat atau bicara (atau keduanya) yang mempengaruhi prilaku dasar mereka.

c.Sistem pakar ð (Expert Sistem) berkaitan dengan sistem bangunan yang memasukkan pembuatan keputusan yang logis dari seorang ahli manusia.

d.Jaringan Neural ð yakni sistem terbaru yang mempelajari bagimana sistem nervous bekerja.

2.Virtual Reality ► sistem yang mengacu pada penggunaan sistem berbasis komputer yang menciptakan suatu lingkungan yang tampak nyata terhadap satu atau lebih sensor dari pengguna.

3.Bidang Aplikasi Berbasis Rancang Bangun ►

a.Distibuted System ð adalah sistem dimana komputer dari beberapa ukuran diletakkan diberbagai tempatsuatu organisasi menjalankan aktivitas bisnisnya (kantor pusat,pabrik,toko,gudang,bangunan kantor) dan komputer tersebut dengan jalur telekomunikasi agar mampu menyokong proses bisnis.

b.Keuntunngan :

1.Pelayanan dan respon yang meningkat terhadap pengguna lokal

2.Perilaku yang membaik karena melibatkan orang dalam (lokal)

3.Kemampuan untuk mengadaptasi struktur organisasi

4.Kemampuan mengelola yang meningkat karena bagian-bagian sistemnya lebih kecil.

5.Biaya penghitungan yang berkurang.

c.Kelemahan:

1.Sangat tergantung pada jalur telkomunikasi

2.Menggunakan teknologi yang relatif baru dan kurang dipahami dengan baik.

3.Resiko pengamanan yang lebih besar karena mudah untuk diakses oleh orang lain

4.Tempat-tempat di dalam yang mungkin berbeda standarnya.

5.Membutuhkan koordinasi yang lebih besar.

6.Biaya komunikasi yang meningkat.

d.Client.Server system ð adalah sistempemrosesan yang didistribusikan antara komputer server pusat, seperti minicomputer atau workstation, dengan jumlah komputer klien, yang biasanya dalam bentuk microkomputer destop.